Leistungen | 03.04.2020

FAQ und hilfreiche Tipps für ein professionelles Krisenmanagement

Das sollten Sie in der Corona-Krise beachten!

Das Coronavirus ist längst in Deutschland angekommen. Was viele anfangs noch für ein lokales Phänomen in China halten wollten, hat sich mittlerweile zu einer globalen Pandemie ausgeweitet. Weltweit steigen die Zahlen der Infizierten weiter an. Ende März gab es in Deutschland bereits mehr als 60.000 bekannte Infektionen – und 600 Tote.

Natürlich stellt die Pandemie auch Unternehmen vor eine große Herausforderung. Wo noch im Betrieb gearbeitet wird, wurden bereits präventive Maßnahmen ergriffen.

Doch was ist zu tun, wenn es trotzdem zum Corona-Ernstfall kommt?
Was ist kurzfristig realisierbar? Was verlangt der Gesetzgeber?
Und wie geht es dann weiter?

Hier ein Überblick über wichtige Maßnahmen und Infomationen:

Gibt es klare Zuständigkeiten und konkrete Absprachen zwischen den einzelnen Abteilungen und dem Management? Sind alle Mitglieder des Krisenstabs auf Anhieb erreichbar? Ist innerhalb des Krisenstabs klar, wer welche Aufgaben hat?

Definieren Sie feste Abläufe und Termine für den Krisenstab, um ein unmittelbares und situatives Handeln zu gewährleisten.

Denken Sie daran, dass auch Mitglieder des Krisenstabs direkt von einer
COVID19-Infektion betroffen sein können. Daher ist es sinnvoll, für alle Funktionen immer einen Vertreter zu benennen.

Um die konkrete Gefährdungslage für Ihr Unternehmen zu bewerten, sollten Sie in ständigem Austausch mit den Behörden, etwa dem Gesundheitsamt, stehen. Gibt es bei Ihnen im Unternehmen direkte oder indirekte Verdachts- oder gar bestätigte Fälle? Klären Sie Ihre Mitarbeiter auch darüber auf, dass diese Sie auch über mögliche Corona-Fälle im privaten Umfeld informieren müssen.

Zu einem effizienten Notfallplan gehört, dass Sie Szenarien unterschiedlicher Art durchspielen.

Was passiert, wenn ein wichtiger Zulieferer ausfällt?
Was passiert, wenn ein großer Kunde die Produktion stoppt?

Wie gehen Sie vor, wenn einer Ihrer Mitarbeiter sich mit Corona infiziert hat?
Reicht es dann, den Mitarbeiter nach Hause zu schicken? Muss die Abteilung schließen? Oder gar der ganze Betrieb?

Erstellen Sie für alle Szenarien konkrete Notfallpläne, dokumentieren Sie diese und halten Sie sie auf dem aktuellen Stand. Prüfen Sie bei ersten Eskalationsstufen, ob es sinnvoll wäre, weitere präventive Maßnahmen zu ergreifen.

Verteilen Sie nicht alle Aufgaben an eine Person. Zuständigkeiten müssen klar benannt und dokumentiert sein.

Prüfen Sie, ob die zur Erfüllung der Pflichten notwendigen Ressourcen vorhanden und Mitarbeiter entsprechend qualifiziert oder befähigt sind. Stellen Sie sicher, bis zu welcher Eskalationsstufe die Handlungsfähigkeit im Unternehmen bestehen bleibt. Was können Sie tun, um diese zu verlängern?

  • Welche Mitarbeiter können im Home-Office arbeiten?
  • Nutzen Sie die Fläche, die durch abwesende Mitarbeiter entsteht, um Social Distancing zu erleichtern.
  • Können Sie in der Produktion auf Schichtsystem umstellen und so weitere Freiräume schaffen?
  • Wie lassen sich Zusammenkünfte im Unternehmen vermeiden, etwa zur Mittagszeit in der Kantine?
  • Gewähren Sie Mitarbeitern zusätzliche Flexibilität bei der Arbeit, besonders dort, wo es private Kinderbetreuung zu regeln gibt.

Prüfen Sie Verträge, Vereinbarungen sowie die eigenen Versicherungen auf folgende Punkte

  • Greifen hier allgemeingültige Klauseln?
  • Gibt es Sondervereinbarungen?
  • Brauchen Sie einen Zusatzschutz?
  • Was gilt, wenn der Zulieferer unverschuldet ausfällt?
  • Was passiert, wenn es deswegen zu einem Produktionsstopp oder gar einem Ausfall kommt?
  • Welche Pflichten haben Sie gegenüber Ihren Kunden?
  • Gibt es Aufträge, die jetzt eine besondere Priorität verdienen, z.B. als Zulieferer für Medizintechnik oder Hygieneprodukte?
  • Wie können Sie Ihre Kunden frühzeitig und angemessen über Veränderungen im Produktionsfluss informieren?
  • Welchen Anspruch auf Regress gibt es und wer muss ihn tragen?
  • Welche rechtlichen Voraussetzungen brauchen Sie, um den Betrieb stillzulegen?
  • Welche Rechte haben Ihre Arbeitnehmer?
  • Haben Sie Maßnahmen wie Kurzarbeit ausgeschöpft?
  • Gibt es eine angemessene Risikovorsorge speziell für eine Betriebsunterbrechung im Pandemiefall?
  • Was müssen Sie klären, bevor Sie den Betrieb wieder hochfahren?
Nichtwissen befördert falsche Entscheidungen!

Frühzeitige und klare Kommunikation, damit Mitarbeiter/Kunden immer über den aktuellen Stand und Vorgehen Bescheid wissen.

  • In welcher Form wird über die aktuelle Situation informiert?
  • Welche Informationen sind intern wichtig, welche sind auch extern relevant?
  • Welche Partner oder Kunden müssen informiert werden?
  • Welche Meldepflichten bestehen hinsichtlich interner Verdachtsfälle?
  • Wie müssen Sie die Öffentlichkeit informieren?
  • Welche Rolle können dabei klassische Medien oder auch andere Kanäle – etwa soziale Medien – spielen?